- Kvalitet i kunddata
- Kreditpolicy
- Tydliga fakturor
- Snabb och tydlig faktureringsprocess
- Flera kommunikationskanaler
- Påminn din kund
Kvalitet i kunddata
Korrekt information om kunderna är oerhört viktigt för att betalningar ska kunna ske snabbt och smidigt. Det vill säga att kundens namn, kontaktperson, adress, mobilnummer, e-postadresser och liknande stämmer. Annars är risken att fakturor hamnar på villovägar. Försök att ha så mycket identifierbara data som möjligt, men se till att följa GDPR.
Ofta är man noga med att spara all information korrekt när en ny kund registreras, men uppdateringar kan glömmas bort med tiden. Det är också lätt att skjuta upp arbetet eftersom andra saker känns viktigare. Det blir lätt ett dåligt samvete som kan sparas till ”en regnig dag”. Jag rekommenderar att göra en "datatvätt" med jämna mellanrum så att data om kunderna uppdateras regelbundet. Ett tips är att sätta upp en enkel rutin för att göra detta en gång i månaden. På så sätt kommer du ihåg att uppdatera nya uppgifter som kommit in och kanske lagts på hög. Dessutom blir arbetet mindre jobbigt.
Sätt upp en kreditpolicy
Har du en kreditpolicy idag? Om inte, bör du definitivt ordna det. Det kan låta komplicerat, men behöver inte alls vara det. Att i förväg veta kundens betalningsförmåga ger dig trygghet och minskar risken för förluster, eftersom färre skulder förfaller och riskerar att skickas till inkasso. Det hjälper dig också att kunna fokusera på bra affärer. Ett tips är att alltid göra en kreditkontroll på kunder där du känner tveksamhet. På så sätt säkerställer du kvaliteten på sina kunder. Ett inkassoärende där en kreditbedömning inte gjorts riskerar dessutom att bli en utdragen process där det kan dröja innan du får betalt för din fordran.
Läs mer om varför det är viktigt att du lär känna din kund innan första affär.
Tydliga fakturor
Många kundklagomål och diskussioner kring betalningar beror på otydliga fakturor. För att undvika avvikelser och frågetecken som kan leda till sena eller uteblivna betalningar, är det viktigt att dina kunder enkelt kan tyda vad fakturan avser. Ta en titt på de fakturor som du skickar ut. Är det enkelt att förstå vad de handlar om? Ett tips är att lägga till referenser till avtal och att vara särskilt tydlig i de fall där det gäller sammansatta produkter och leveranser. Annars är risken att det går åt en massa onödig tid till att reda ut frågetecken kring fakturan.
Fler tips hittar du i vår kunskapsbank. Här kan du ladda ner intressant material kostnadsfritt.
Snabb och tydlig faktureringsprocess
Använd flera kommunikationskanaler
Det är viktigt att du kan få tag på kunden. Om inte dina meddelanden kommer fram eller besvaras skapas onödig irritation och förseningar. Då är det bra att kunna använda flera kontaktvägar. Ett tips är att skicka påminnelse via sms eller e-post, det kan göra susen i processen. Sköter du detta på ett bra sätt, skapar du också lojalitet och bättre förhållande till dina kunder.
Påminn din kund
Tänk på att de allra flesta fakturor som förfaller beror på att de helt enkelt glömts bort, vilket lätt kan hända i hektiska perioder. Det är då viktigt att påminna om betalningen på ett ödmjukt sätt för att säkra att kunden känner sig bra behandlad och vill fortsätta göra affärer med dig. Ett tips är att använda ett inkassobolag med bra värderingar, där fokus i första hand ska handla om att bibehålla en god relation med dina kunder. Dels för att snabbt kunna få in en slutreglering av fordran men även för att dina kunder ska vilja fortsätta vara goda kunder.
Följer du dessa råd, har du förenklat för dina kunder att betala för det du sålt till dem. Du har därmed också hjälpt ditt företag till bättre likviditet, bättre kundrelationer och i synnerhet ett bättre resultat.
