- Förbered dig också på hur ni ska agera om olyckan ändå skulle vara framme.
- Erfarenheten visar att företag som är förberedda och har diskuterat igenom en handlingsplan vid bedrägerier drabbas mildare, både ekonomiskt och administrativt.
Här har vi satt upp några tips på hur du kan förbättra dina rutiner och vara vaksam för att motverka bedrägeriförsök.
Kontroller och rutiner
- Se till att ha uppdaterade uppgifter kring dina leverantörer och kunder. Ta för vana att ställa kontrollfrågor till de som kontaktar er och kontrollera deras uppgifter.
- Kontrollera nya kunder och leverantörer. Gör kontinuerliga kontroller på internet. Innan du levererar en vara bör du till exempel kontrollera att kunden har en anläggning eller liknande dit leveransen skall gå, eller ännu bättre ring kunden och bekräfta alla uppgifter. Läs mer om hur du skapar bra kontrollrutiner här.
- Skicka orderbekräftelse till kunden.
- Diskutera med din personal kring vilka bedrägerier ni kan råka ut för, skapa en miljö där man kontrollerar och ifrågasätter. Ta inte för givet att din personal säger ifrån eller ifrågasätter om du inte visar att det är ok att göra det.
- Var minst två personer som attesterar kostnader och gör inga utbetalningar under tidspress, detta minskar risken att fel begås.
Var uppmärksam
Vi vill också varna för ett bedrägeriförsök som varit vanlig den senaste tiden. Genom en kapad e-postadress från ditt eget företag ber bedragaren din ekonomiavdelning att göra utbetalningar. Ofta är det ekonomichefens e-post som blir kapad och utbetalningen ska göras i all hast. Var uppmärksam på detaljer som inte stämmer i meddelandet och betala inte ut pengar utan att först ha stämt av utbetalningen internt med ansvarig chef. Läs också hur du bestrider bluffakturor.
Sammanfattning
Under sommaren ökar antalet bedrägeriförsök markant. Du kan skydda ditt företag genom att gå igenom rutiner och vara noga med att kontrollera uppgifter om kunder och leverantörer innan du levererar eller betalar. Diskutera med dina anställda och sätt upp en rutin kring hur ni ska agera om ni misstänker ett bedrägeriförsök.
