Fakturering och uppföljning håller liv I företaget
Om vi frågar dig vad som är hjärtat i ditt företag, kanske du svarar dina anställda eller produkterna eller tjänsterna du säljer. Oavsett vad du svarar, ger vi dig rätt.
Men om vi frågar dig vad som håller ditt företags "hjärta" igång, är vi beredda att ta en diskussion om vi är oense. Vi menar nämligen med säkerhet att svaret är fakturering och uppföljning. Är du dålig på det, så stannar cirkulationen i ditt företag. Eller för att använda rätt terminologi, så kommer kassaflödet att minska, vilket i sin tur påverkar likviditeten och resultatet över tid. Därför är bra fakturerings- och uppföljningsförfaranden avgörande för om ditt företag överlever på lång sikt. Läs mer om om hur du vässar dina rutiner för ekonomi.
Undvik tillfälliga kraftansträngningar
Självklart kan du ta tag i faktureringen genom att göra en kraftsamling lite nu och då, men det är verkligen inte en metod som vi rekommenderar - åtminstone inte om likviditeten är viktig för dig.
Vad innebär goda fakturerings- och uppföljningsrutiner?
Arbetet ska kunna gå av sig självt om du bara sätter det i system, helst i form av en skriftlig procedur med specifika tider för när olika uppgifter ska utföras. Här är några enkla steg:
- Var noga med att göra en kreditvärdering av nya kunder.
- Snabb fakturering efter leverans - gör det till en vana att fakturera varje dag, eller minst två gånger i veckan.
- Se till att fakturorna du skickar är korrekta, med rätt förfallodatum, så det inte uppstår onödiga förseningar på grund av fel adress eller andra leveransuppgifter.
- Följ kunden noga efter förfallodagen och skicka en påminnelse efter 14 dagar (ju längre tid går, desto större är risken för att betalningen uteblir).
- Starta ett inkassoförfarande om fakturan fortfarande inte betalas.
- Om möjligt: Se till att du har flera anställda som vet hur er fakturering gå till, så att du har en reservplan vid sjukdom eller semestrar.
Läs våra tips för att få betalt i tid.
Ta hjälp
Det finns många argument för att mindre företag borde ta hjälp med utskick och uppföljning av fakturor. Här är några av dem:
- Få anställda gör ditt företag mer sårbart vid sjukdom, helgdagar och liknande.
- Rutiner för datatvätt och uppdatering av adresser är ofta bristfälliga hos mindre företag och returpost utgör en dold kostnad.
- Mindre företag har sällan affärs- eller ekonomisystem med automatisk koppling till inkassobolag, vilket forlänger tiden då du får betalt på förfallna fakturor ytterligere.
- Outsourcing bidrar till stabilt kassaflöde och bättre likviditet.
