Vi är medvetna om att det redan är för sent för vissa företag, vilket är otroligt tråkigt, men för många kan förberedelser, en snabb omställning och nya tankesätt fortfarande göra skillnad.
Här delar vi med oss av tips och frågor som hjälper er att rusta företaget inför det maraton av utmaningar vi nu ställs inför.
Få koll på er ekonomiska situation
Skaffa er en översikt över ekonomin och fundera över vilka parametrar som kommer att påverka den. Försök så långt som möjligt att agera proaktivt. Tänk igenom olika scenarier och gör en plan för hur ni kan undvika de sämre alternativen, och hur ni ska tackla de olika utmaningarna.
Fråga er det här:
- Vilka intäkter och utgifter har vi, både den närmaste månaden och på ett halvårs sikt?
- Hur ser vår budget ut, behöver den justeras – vilka utgifter kan vi dra ned på?
- Hur länge räcker vår buffert och kan vi på något sätt förstärka vårt kapital?
- Vilka kunder är mest kritiska och vilka gör störst skillnad?
- Vad gör vi om våra kunder inte kan betala?
- Vilka avtal har vi och vad innebär dessa för vår möjlighet att minska våra kostnader?
- Kan någon av regeringens åtgärder vara till hjälp? Läs vårt tidigare blogginlägg om detta.
Säkerställ en stark leveranskedja
Gå igenom alla ordrar och leveranser för att försäkra er om att ni ligger i fas. Undersök om era leverantörer kommer att kunna leverera som planerat. Var förstående kring förlängda leveranstider men agera om det behövs. Se även till att informera era kunder om detta, så att också de får en chans att förbereda sig.
Tänk igenom vad er verksamhet levererar och hur ni gör det. Finns det möjlighet att justera något i er leveranskedja för att underlätta för era kunder?
Fråga er det här:
- Hur säkrar vi vår orderingång?
- Finns tydlig information att hitta om hur vårt företag påverkas av krisen?
- Kan vi underlätta för våra kunder att beställa våra varor eller tjänster? Exempelvis via hemsida, telefon eller sociala medier?
- Kan vi erbjuda leveransalternativ som underlättar för våra kunder om de inte vill eller bör träffa någon fysiskt?
- Kan vi sänka tröskeln för beställningar med mer flexibla villkor som längre kredittider eller möjlighet att avbeställa inom rimlig tid?
- Kan vi utöka våra öppettider eller på andra sätt erbjuda mer flexibel support?
- Kan vi hitta nya marknader, tjänster eller kundsegment som vi inte tänkt på tidigare?
- Hur ska vi prioritera smartast bland kunder, uppdrag och leveranser om vi blir tvungna att välja?
Förbered hela organisationen
Allra viktigast i en kris är förstås att ta hand om sina medarbetare. Se över hur ni med hjälp av förberedelser kan minska risken för smittspridning och vad ni kan göra för att alla ska må bra fysiskt såväl som psykiskt under den här tuffa perioden. Planera för hur ni klarar olika arbetsuppgifter om någon blir sjuk. Att en person med nyckelkompetens plötsligt blir sjuk kan få stora konsekvenser.
Kommunicera tydligt internt om vad som händer i företaget för att undvika spekulationer, onödig stress och konflikter. Bjud in till samtal med medarbetarna och diskutera nya idéer för hur ni ska ta er igenom krisen. Med ett team som kämpar tillsammans mot samma mål har ni större möjlighet att ta er igenom denna situation.
Fråga er det här:
- Vilka idéer finns inom företaget som kan hjälpa oss genom rådande situation?
- Vet vi vilka arbetsuppgifter och ansvarsområden alla medarbetare faktiskt har
- Hur kan vi täcka upp för varandra?
- Finns det lösningar med fullmakter så att vitala delar kan fortsätta vid sjukdom?
- Vad händer om en majoritet av våra anställda inte kan jobba?
Digitalisera verksamheten
För att bidra till minskad smittspridning och för att kunna fortsätta med er verksamhet även om ytterligare restriktioner som påverkar rörelsefriheten i samhället införs, kommer ni ha stor nytta av digitala tjänster. Vi menar såklart inte att ni ska digitalisera hela er verksamhet i ett slag och det passar förstås inte alla företag att bli helt digitala, men mycket går att få igång relativt enkelt – ett arbete som ni dessutom kommer att ha mycket nytta av när krisen är över.
Fråga er det här:
Kan vi sköta jobbet helt eller delvis på distans?
Om svaret är ja:
- Har alla medarbetare digital kompetens, dator och internetuppkoppling?
- Har vi alla digitala verktyg på plats?
- Vad behöver vi komplettera med?
- Vilken teknisk support finns om det skulle behövas?
Hitta möjligheter
För att stå stadigt när det stormar är det viktigt att snabbt börja tänka i nya banor. Om ni kan se krisen som en möjlighet och vara flexibla kanske det går att hitta nya erbjudanden? Men tänk på att värna om ert varumärke. Det kan vara frestande att hitta snabba vägar till nya intäkter men undvik att hoppa på idéer som kan upplevas som att ni utnyttjar situationen. Det kan skapa “badwill” och skada ert varumärke. Försök att vara generös i ert erbjudande. Läs hur Herrängens Gård tänkt nytt för att klara krisen.
Fråga er det här:
- Vilka resurser har vi och hur kan dessa användas?
- Har vi exempelvis bilar eller lokaler som kan användas till annat än det vi normalt använder dem till?
- Har vi dolda kompetenser i företaget? Hur kan vi använda dessa?
- Hur kan vi utnyttja sociala medier för att marknadsföra oss eller berätta om våra ”nya” tjänster?
Sist men inte minst, försök att se framåt. Det här är en period som vi ska ta oss igenom. Försök att göra det till något som ni ska klara tillsammans!
