Det är ett välkänt faktum att det är mycket svårare, och dyrare, att få in en ny kund än att behålla de man redan har. Så för att värna om kundrelationen är det viktigt att agera korrekt och genomtänkt i kontakten med en kund som inte betalar.
Vad gäller när en kund inte betalar?
Det finns flera steg och åtgärder som ett företag kan använda sig av för att få betalt för obetalda fordringar. I Sverige är inkassoprocessen hårt reglerad både gällande vilka åtgärder som får vidtas, i vilken ordning detta ska ske, samt vilka avgifter som kan tas ut vid de olika åtgärderna. Man kan själv hantera inkassoprocessen för sitt företags räkning, eller anlita ett inkassoombud, till exempel ett inkassobolag. Inkassobolagen rättar sig efter Inkassolagen (IkL) och det som där kallas God inkassosed. Datainspektionen är inkassobolagens tillsynsmyndighet.
Med hänsyn till kundrelationen kan det vara både klokt och effektivt att använda sig av en samarbetspartner som dels är experter på inkassoförfarandet och dels utbildade och vana vid att prata med företag och personer med skulder. Dialogen bör ske på ett respektfullt och anpassat sätt, för att både ert företag och era kunder ska känna sig nöjda med utfallet.
Inkassoprocessen
Hur går då inkassoprocessen till egentligen? Det finns kanske en lite skev bild av inkasso som något stort och skrämmande (min pappa trodde till exempel att ett påminnelsebrev hem i brevlådan i stort sett var lika med att förlora hus och hem). Men tvärtom handlar det i första hand om att påminna kunden om skulden och ge denne möjlighet att betala, många gånger har kunden kanske bara missat att betala.
Påminnelse
När en faktura förfallit till betalning väntar de flesta leverantörer några dagar och skickar därefter ut ett påminnelsebrev. Många skickar också först en påminnelse via mejl eller sms. Vid påminnelsen har fordringsägaren (den som ska få betalt) rätt att lägga på en avgift om 60 kronor, under förutsättning att detta har avtalats med kunden.
Inkassokrav
Om betalning inte inkommer inom de dagar som ages på påminnelsen (vanligt är cirka åtta dagar) är nästa åtgärd att sända ut ett inkassokrav. På kravet finns information om skulden samt att fakturan kan komma att lämnas till Kronofogden om betalning inte kommer in inom åtta dagar. Man brukar dock vänta minst 12 dagar för att ta hänsyn till bankdagar, postgång med mera. På inkassokravet har man rätt att lägga till ytterligare 180 kronor i avgift.
Beslut om nästa steg
Om en faktura inte betalas efter att inkassokrav skickats ut kan rättsliga åtgärder vidtas hos Kronofogden. För att ta beslut om en faktura ska lämnas vidare till Kronofogden eller läggas för efterbevakning, kan man göra en kreditkontroll, så kallad Scoring. Det går ut på att inkassoombudet gör en beräkning bland annat utifrån offentliga register men till största del ur historik och jämförelser i det egna kundregistret. Informationen ligger sedan till grund för en sannolikhetsbedömning om betalning kommer ske den närmaste tiden. Det finns också möjlighet att helt avstå från en sådan bedömning och att fordringsägaren själv beslutar vilka fakturor som ska lämnas vidare till Kronofogden.
Vill du veta mer? Ladda ner vår infografik om inkasso.
