Den tid det tar från att du valt en inkassoleverantör tills att du verkligen får betalt för dina förfallna fakturor beror på flera faktorer. Här tar vi upp några avgörande punkter, som riktlinje för vad du kan förvänta dig.
Implementeringstid
När du väl valt en inkassoleverantör uppstår frågor kring hur överföring av kundinformation ska ske. Det första som du behöver ha på plats är därför en lösning för att skicka och ta emot nya inkassoärenden. Det kan göras mycket enkelt. Det kan ske genom att överföra filer till din inkassoleverantör, eller genom att registrera fakturainformationen direkt i inkassoleverantörens webblösning. Vilket alternativ som passar bäst beror bland annat på mängden ärenden du vill registrera. Vid registrering direkt i webbverktyget går det betydligt snabbare för leverantören att komma igång med nästa steg i processen.
Till inkasso
När din faktura har förfallit skickas normalt en påminnelse, observera att det räcker med att skicka en påminnelse, med en respit på ca 5 – 15 dagar. Om skulden ändå inte regleras kan nu inkassokrav skickas varvid en inkassoavgift om 180 kronor tillkommer. Respiten i inkassokravet är normalt 8 dagar. Om betalning inte sker, och ingen annan uppgörelse träffas med din kund, är det vanligt att inkassoleverantören nu går vidare med en ansökan om Betalningsföreläggande. Detta kan ske 12 dagar efter det att inkassokravet avsänts.
Syftet med Betalningsföreläggande är att få din fordran fastställd vilket ger möjlighet att sedan begära utmätning i din kunds tillgångar. Det är givetvis möjligt för din kund att betala fakturan när som helst under hela denna process – vilket såklart är bäst för er båda.
Ladda ner vår infografik om Inkassoprocessen för företag.
Öka dina möjligheter att få betalt – genom att ligga steget före
Tiden det tar innan du får betalt kan också påverkas av faktorer som påbörjas redan innan din kund ens utfört köpet. Mycket handlar om att ha kvalitet genom hela flödet samt ha koll på dina rutiner och känna dina kunder.
Vi kommer att ta ett steg tillbaka till tiden innan tidsfristen för ett inkassokrav gått ut. Låt oss säga att du har valt en inkassoleverantör och ni kommit överens om att de tar över när inkassoförfarandet ska påbörjas. Det innebär att du är ansvarig för fakturering och påminnelser men inkassobolaget skickar inkassokravet. Hur detta sköts påverkar såklart hur lång tid det tar innan du får betalt. Men egentligen börjar det redan innan du sålt något till kunden överhuvudtaget. Vi tar ytterligare ett steg tillbaka och tar processen från början:
Kreditvärdighet
Hur kreditvärdig är din kund? Undersöker du kreditvärdigheten på dina kunder innan du säljer något eller redan när ni inleder kundrelationen? Gör du någon form av kreditövervakning under vägen? Kundens betalningsförmåga kan påverka hur lång tid det tar innan du får betalt.
Betalningsvillkor
Vilka betalningsvillkor erbjuder du till dina kunder? Varje extra kreditdag i betalningsvillkoren är kostsam och kan öka risken att kunden glömmer bort att betala. Detta kan få stora konsekvenser om du till exempel har ett mindre antal kunder med stora fordringar.
Påminnelsehantering
Vilka aktiviteter har du genomfört för att påminna kunden om betalning? Har du olika rutiner för påminnelsehantering, eller behandlar du alla kunder lika? Har du bra rutiner för uppföljning? Om inte, är det bra att införa det. Läs mer om hur du ökar dina chanser att få betalt i tid.
Inkassokrav
Inkassokraven som skickas ut måste vara korrekta gällande innehåll och formalia. Om inte, kan det också öka på betalningstiden. Kontakta oss gärna så berättar vi mer.
Datakvalitet
Hur är datakvaliteten i din kunddatabas? Har du uppdaterad och relevant information om dina kunder? Är informationen du skickar till din inkassoleverantör uppdaterad och korrekt? Detta underlättar arbetet och kortar ner betalningstiderna.
Invändningar eller reklamationer
Har du och din kund en dialog kring en felaktig beställning eller har kunden reklamerat en vara ska du vara vaksam så att inte en inkassoprocess startar. Om det uppstår oenigheter blir såklart betalningsprocessen försenad. Det är därför viktigt att ta itu med sådana frågor snabbt, och allra helst ligga steget före för att undvika dessa situationer.
Tidstjuvar
Tidstjuvar finns överallt i betalningsprocessen. Hur lång tid låter du det gå från att fakturan förfallit tills du skickar till inkasso? Eller hur lång tid väntar du tills du skickar påminnelse? Var medveten om detta och inför regelbundna rutiner.
Ta hjälp av inkassobolag
Vår erfarenhet är att små- och medelstora företag har bristfälliga rutiner vad gäller fakturering och påminnelsehantering. Som vi nämnt tidigare är detta betydelsefullt för tiden det tar för dig att få betalt. Genom att ta hjälp med flera delar i processen såsom till exempel fakturering, påminnelsehantering och inkassokrav kan tiden förkortas betydligt.
När har jag pengarna på kontot?
Det är svårt att säga exakt hur lång tid det tar från att du valt en inkasso-leverantör tills du börjar få in pengarna för obetalda fordringar. Förutom faktorer vi nämnt ovan skiljer sig tiden beroende på typ och storlek på fordran. Det beror också på hur enkelt det är för kunden att betala. En pappersfaktura tar längre tid än en smidig digital lösning med länkar direkt till betalningen. Det vi vet är att 60 % betalar efter första inkassokravet och efter tre månader har hela 80 % betalat. Och när inkassobolaget lyckas lösa uppgiften, kan du förvänta dig att ha pengarna på ditt konto inom ett par dagar.
