Lyckligtvis flyter vissa saker på som vanligt: Ert företag säljer tjänster och produkter, ni fakturerar för det som levereras, och era kunder betalar. Eller?
Vi har pratat med Sølvi Sæves, kompetens- och processchef på Lowell i Norge. Hon har engagerat sig i kundutveckling och relationen mellan kunden och kundens kund.
”Tyvärr är det inte riktigt så i verkligheten”, säger Sæves. Hon utvecklar:
"Vi på Lowell vet att många fakturor skickas till inkasso. Därför har vi några frågor som vi rekommenderar att du och ditt företag svarar på för att öka andelen fakturor som betalas ̶ och säkerställa kassaflödet."
1. Hur ser er kunddata ut?
- Kartläggning av kunddata.
För att säkerställa att företaget har all kunddata som krävs för en effektiv fakturahantering, är det en bra början att kartlägga vilken information ni har tillgång till och var den lagras.
- Se till att ni har nödvändig information om vem den juridiska parten är.
Den juridiska parten är ansvarig för att betala för produkten/tjänsten och information om detta fås när kunden registreras i samband med första köpet. Typen och mängden information som erhålls i samband med etableringen av en ny kund, krävs inte enligt lag. Det är till exempel inte ett krav att be om personnummer för en privatkund. Men ju utförligare information ni har om en kund, desto lättare blir inkasseringen om den berörda parten inte betalar och ärendet skickas till inkasso.
Företagskunder ska identifieras med fullständigt namn, organisationsnummer, kontaktperson, fakturaadress, leveransadress och kontaktuppgifter (telefonnummer och mejldress).
Korrekt kunddata säkerställer att en fordran och eventuell inkassoprocess riktas mot rätt person eller företag.
- Kontrollera att kunduppgifterna är korrekta och uppdaterade.
För att en fordran ska vara giltig måste informationen om era kunder vara rätt.
Vi rekommenderar därför noggranna rutiner för att kontrollera att de uppgifter som lämnas är korrekta. Rutinerna anpassas efter platsen där avtalet ingås, om det till exempel är online eller fysiskt. Om det är naturligt att begära legitimation, så är det att föredra. För företagskunder rekommenderar vi att ni verifierar uppgifterna med en sökning i Bolagsverket eller genom att be om företagsintyg och legitimation.
Vi upplever att kvaliteten på kunddata försämras över tid. Vi rekommenderar därför att ni utför en regelbunden städning av kunddatabasen, samt upprättar en rutin för uppdatering av kunddata.
Kontrollera om det har skett några adressändringar, ägarförändringar, om ett företag har ansökt om föreläggande eller konkurs eller om ett företag har ingått en skulduppgörelse.
För privatpersoner bör man uppdatera adressen, och se till att avlidna personer inaktiveras som kunder.
- Upprätta en rutin för att ta hand om returnerad post och mejl.
Fakturor kan skickas både med post och mejl. Om ni får den fysiska fakturan i retur eller får ett felmeddelande när fakturan skickas på mejl, så är det troligt att mottagaren inte har fått fakturan med påföljden att betalningen uteblir.
- Ta reda på orsaken till att brevet/mejlet returnerades. Är det mottagaren som har uppgett fel adress eller är det ni som har lagrat fel information.
- Skapa rutiner för att hitta den nya adressen; leta i offentliga register eller kontakta kunden via telefon eller mejl.
Det är mottagaren som är ansvarig för att ta emot posten, men avsändaren måste kunna styrka att posten har skickats på ett betryggande sätt. På ett betryggande sätt innebär att posten ska skickas till den adress ni fått från kunden via överenskommen kommunikationskanal.
På ett betryggande sätt innebär också att adressen som används är den adress som är registrerad i Bolagsverket eller Folkbokföringen.
Om ärendet skickas till inkassering är det extra viktigt att alla uppgifter är korrekta innan det skickas till oss. Om ni får post i retur kommer detsamma hända oss. Inkassobolagen har rutiner för städning av adresser, men att bibehålla god kvalitet och kontinuerlig uppdatering av adresser minskar antalet kreditdagar och tiden tills ni får betalt.
Om ni inte har allt på plats innan ärendet skickas till inkasso kan det orsaka stora förseningar och kostnader i samband med ärendet. Gäldenären kan välja att bestrida om ni/vi har slarvat och inte meddelat till rätt adress.
2. Hur ser era fakturor ut?
- Skapa fakturor som era kunder känner igen.
Hur kundvänliga är era fakturor? Är nödvändig information lättillgänglig och i ett format som kunderna känner igen?
- Se till att fakturorna innehåller tydlig information om vad fakturan gäller, belopp och hur den kan betalas.
Om fakturan är otydlig eller saknar nödvändig information kan det leda till att era kunder kontaktar er för mer information, vilket leder till fler kreditdagar, vilket i sin tur påverkar deras likviditet.
Gör därför en utvärdering av fakturorna. Förändringar som är lätta att genomföra bör göras omedelbart. Större förändringar som kräver systemutveckling bör ingå i företagets långsiktiga plan.
3. Hur många dagar har det gått sedan förfallodatum?
- Se till att ni har rutiner som fångar upp obetalda fakturor.
Inom inkassobranschen är det välkänt att "inkasso är en färskvara". Vi vet att ju längre tid det tar mellan köp och påminnelser, desto större är sannolikheten att betalningen uteblir. Om utfärdade fakturor inte betalas är det därför viktigt att ni har en rutin för vidarebefordran av ärenden för inkassering. Ju snabbare inkassoprocessen startar, desto större möjlighet till överenskommelse eller eventuellt en säkrare rättslig process.
Vilket leder oss tillbaka till utgångspunkten: Om kontaktuppgifterna och informationen som rör fordran stämmer, kommer ert inkassobolag att bli mer effektivt i sin hantering. Rätt information är särskilt viktigt om ärendet skickas vidare till en domstol.
4. Vilka riktlinjer har ni för kredithantering?
- Se till att er kreditpolicy speglar företagets situation i nuläget.
Många företag erbjuder produkter och tjänster på kredit. Kunden får en faktura med förfallodatum några dagar framåt i tiden. Antalet dagar mellan utfärdande av en faktura och förfallodatum utgår från företagets kreditpolicy, vilken i sin tur baseras på företagets likviditet och riskbedömning.
De flesta företag kan inte välja sina kunder, och vet vanligtvis ingenting om den juridiska partens ekonomiska situation. Därför är det viktigt att ni får tillräcklig och korrekt information om kunden, inklusive kontaktuppgifter, så ni kan få tag på personen om betalningen uteblir.
- När utvärderade ni senast er kreditpolicy?
För företag som kan kreditera sina kunder måste följande frågor besvaras: Är riktlinjerna för kredithantering i ert företag optimala i förhållande till företagets ekonomiska situation? Bör kreditpolicyn skärpas? Eller är den för restriktiv så att den hindrar potentiella kunder från att bli kunder? För en del kan en analys av kreditportföljen vara till hjälp vid en bedömning av kreditpolicyn. Läs gärna mer om Portfolio Risk Analysis och om det är relevant för ert företag.
Sølvi Sæves sammanfattar checklistan med att det finns flera faktorer som påverkar och kan göra stor skillnad vad gäller likviditet, kundrelationer och inte minst hur det ekonomiska resultatet blir i slutändan.
För mer information om inkasso och inkassering, oavsett om ni har allmänna frågor eller behöver råd om specifika ämnen, hjälper vi er gärna.
Kontakta oss genom att skicka ett mejl.
