Om du börjar faktureringsprocessen på rätt sätt, kan du spara mycket tid, få bättre likviditet och nöjdare kunder.Här avslöjar vi de tre vanligaste felen företag gör när de inte får betalt, och hur du kan göra för att undvika dem.
En klok fingervisning i förhållande till försäljning och god ekonomi i ditt företag, är att om du vill ha en marginal på 20 %, behöver du sälja för fem kronor för att täcka ett tapp på en krona.
Det betyder att du behöver sälja fem gånger mer än du förlorar.
Om en betalning först uteblir, ökar risken för att du inte får betalt om du inte snabbt kommer igång med påminnelsehanteringen. Och ju snabbare desto bättre. Bra rutiner för detta kommer garanterat att spara tid och kraft och ge bättre lönsamhet.
1. Fel kunddata gör att fakturorna inte betalas I tid
Fel i ditt kunddata är inte bra, men kanske inte är något större problem om kunderna betalar via autogiro eller elektroniskt, men den dagen det inte finns täckning på kundens konto, kan påminnelsen hamna fel om kontaktuppgifterna inte stämmer.
Exempel på fel vi ofta ser när fakturan inte betalas i tid:
- Fel eller saknade e-postadresser.
- Fel eller saknade organisations- eller personnummer.
- Fel eller saknade telefonnummer.
- Fel eller saknad adress.
- Felstavade namn eller avsaknad av bolagsform (AB, KB eller HB).
- Fel kontonummer eller konton som saknar täckning.
Så här löser du det:
- Ha en checklista över den kundinformation som är nödvändig för er, om försäljningen inte sker på nätet. Be kunden att bekräfta att informationen är korrekt. Kom också ihåg att informera kunderna om och vara tydliga med hur ni kommer att använda personuppgifterna.
- Gör en kreditkontroll av nya kunder. Det är ett enkelt sätt att verifiera att informationen i offentliga register överensstämmer med det kunden uppgivit.
- Ytterligare kontroller. Gör du inte kreditkontroll på nya kunder är det ändå bra att kontrollera så att namn och adress stämmer. Det kan göras från fall till fall men också genom att köpa ut listor från leverantörer av adressregister. Dessa uppgifter går ofta att implementera i dina system.
- Uppmana kunderna att använda dina eventuella självbetjäningstjänster och be dem kontrollera sina uppgifter med jämna mellanrum.
- Uppdatera kundregistret. Flera inkasso- och kreditupplysningsleverantörer erbjuder lösningar för datatvätt, så att dina kundregister uppdateras löpande.
- Använd gärna lösningar med spårning om du sänder fakturor via post. På så sätt får du meddelande om adressaten är fel och kan också få ditt kundregister uppdaterat.
- Erbjud dina kunder enkla lösningar där de via SMS eller mobilanpassade webbsidor kan uppdatera sin kontaktinformation.
Vill du veta hur inkassoprocessen går till? Ladda ner vår Infografik för små- och medelstora företag.
2. Bristfällig påminnelsehantering påverkar likviditeten
Tiden är alltid en viktig faktor. Hur länge väntar du från att fakturorna förfallit tills du skickar dem till inkasso? Ofta får processen efter att fakturan skickats alldeles för lite uppmärksamhet. Det kan naturligtvis bero på tidsbrist och prioriteringar. Men desto längre du väntar innan du sänder en påminnelse, desto mer ökar risken för att du inte ska få betalt. Bristfällig påminnelsehantering påverkar din likviditet i allra högsta grad.
Typiska fel och utmaningar:
- Påminnelser sänds sällan eller oregelbundet.
- Det skickas onödiga påminnelser eller det tar för lång tid att skicka påminnelse.
- Det är mycket manuellt arbete förknippat med att upptäcka och följa upp kunder som inte betalar.
- Det sätt påminnelsen skickas ut.
Så här löser du det:
- Kartlägg din fakturerings- och påminnelseprocess. Det är mycket effektivt att sätta upp en tidslinje för dessa processer – det ger en visuell överssikt och lättare att identifiera flaskhalsar.
- Be din inkassoleverantör eller redovisningskonsult att gå igenom din fakturerings- och påminnelseprocess. Fråga dem om råd och förslag på förbättringar.
- Lej bort påminnelse- och uppföljningsarbetet om förbättringar är svåra att lösa på grund av tidsbrist eller bristfälliga system. För många ger detta både bättre resultat, frigör tid och reducerar kostnader.
Läs hur du kan förbättra ditt kassaflöde med bättre faktureringsrutiner.
3. Dåliga rutiner för reklamationshantering skapar extrajobb och missnöje
Vad gör du om det uppstår oenighet om fakturan? För många utgör reklamationer en försvinnande del av fakturorna, men när en reklamation kommer kan det skapa oerhört merarbete. Kanske upplever du som leverantör att kunden medvetet försenat betalningen, eller så håller du inte med om reklamationen. Klagomålen måste ändå tas på allvar.
Exempel på situationer som kan uppstå:
- Reklamerade fakturor sänds till inkasso. Detta ska inte ske, då reklamationer ska hanteras på annat sätt.
- Kommunikationen mellan kundansvarig och den som sköter ekonomin är bristfällig.
Så här löser du det:
- Behåll lugnet även om kunden är irriterad. Var saklig och skriv noteringar när du pratar med en kund som har ett klagomål. Då undviker du ofta att ärendet eskalerar. Det ger dig också bättre dokumentation om ärendet skulle gå vidare till domstol
- Etablera en bra rutin för hur reklamationer ska hanteras internt. Sätt tydliga tidsramar för när du behöver återkoppling från andra som arbetar med ärendet i ditt företag. Lägg in påminnelser i kalendern eller ekonomisystemet. Återkoppla gärna till kunden kring när ni beräknar vara klara med reklamationen.
- Om du och din kund inte kan lösa en oenighet, kan du kontakta din inkassoleverantör för att få råd och hjälp. De kan också bistå dig med juridiska frågor.