Digitaliseringen av den skrivna kommunikationen ökar med en rasande fart. På privatsidan har Kivra kopplat ett grepp om de säkra brevlådorna med sina 2,5 miljoner användare. På samma gång ser vi problem hos tryckerijättarna, när de försöker ställa om från att vara fysisk mellanhand till att leverera digitala plattformar för skapande och styrning av skriven kommunikation. Till detta tillkommer givetvis de nygamla kraven som aktualiserats i och med GDPR vilket än mer sätter fokus på att kommunikationen skall vara säker. I denna artikel tittar jag närmare på det senaste gällande digitaliseringen av fakturor företag emellan.
Ovanligt nog har denna del av samhällets digitalisering inte drivits av företagen. För att dra en parallell kan vi titta på skiftet från fax, som i stort sett enbart användes av företag, till e-post. Det kändes som om den övergången gick på en natt, men i praktiken tog det nog längre tid.
Hur kan det komma sig att det gått så trögt att digitalisera fakturor? Ett skäl är att den uppsjö av valmöjligheter och konkurrens som finns inom EDI (Electronic Data Interchange), knappast har främjat lösningar som e-faktura företag emellan. Nu verkar det dock vara på väg att lossna. Kivra släppte precis information om att de ger sig in i företags-segmentet, genom ett samarbete som möjliggör företagspost direkt i ekonomisystemen. Även nya varianter av gamla kanaler såsom e-faktura direkt inkopplad i företagens faktureringssystem ökar. Läs mer om digitalisering för företag.
Från april 2019 kommer ett EU-direktiv gällande fakturering till offentliga verksamheter att få genomslag i Sverige. Systemet kallas PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) och är både ett format och en infrastruktur som kommer att påverka omkring 200 000 företag i Sverige. PEPPOL förenklar anslutningen mellan utställare och mottagare genom ett register (så kallat SMP) som klarlägger vilket e-fakturaformat och till vilken accesspunkt/ operatör som e-fakturan skall skickas.
Det är inte svårt att se hur e-fakturahanteringen får ett uppsving när det finns ett offentligt e-faktura-adressregister, men frågan är om det kommer ge e-faktura en sådan skjuts att det blir standard för fakturering mellan företag?
Bank-id
Den snabba utbredningen av mobilt Bank-ID drevs till stor del av Sveriges befolknings kärlek till Swish. Under 2018 kommer över 8 miljoner personer i Sverige ha ett Bank-ID, varav de flesta är mobilt Bank-ID. Med uppskattningsvis 3 miljarder användningstillfällen för Bank-ID och den statliga e-legitimationsnämndens nedläggning, verkar Bank-ID vara ohotat. Även om det finns utmanare som Freja-ID, så kommer nog bankernas system under den överskådliga framtiden att vara standard.
Så varför har inte det e-faktureringssystemet som är säkrade med Bank-ID redan slagit igenom, när nu även företagen har Bank-ID? Svaret kan nog sökas i våra grannländer. Läs mer om utlandsinkasso.
I Norge satsade statliga myndigheter tidigt på att göra PEPPOL till en nationell standard för all kommunikation inom den offentliga sektorn. Från början var det mest riktat till myndigheter men har efterhand vuxit och har nu blivit mer eller mindre standard för all fakturahantering mellan företag. Det verkar mycket troligt att Norges lagstiftande om e-fakturering är den största anledningen till att en väldigt stor del av all fakturering nu sker inom PEPPOL. Svaret ser alltså ut att vara standardisering och register, något som Sverige normalt är världsmästare på! Läs också våra fintech-case.
Om ni ställer ut fakturor mot offentlig verksamhet så behöver ni ta höjd för detta och välja en leverantör/system som stödjer utskick via e-faktura och koppling till PEPPOL. Att ge ytterligare och mer direkta rekommendationer är svårt då det är en marknad under snabb utveckling. Vilket sätt man än använder för att sända en faktura, så finns risken att den inte betalas i tid och där finns Lowell med vårt heltäckande utbud av betaltjänster, fakturering, påminnelse, inkasso och analystjänster. Läs mer om Lowells företagstjänster.
Så oavsett om du fakturerar myndigheter och därmed kommer att kunna använda PEPPOL-registret eller väljer en lösning direkt till elektronisk brevlåda eller via e-fakturasystemet, så är det nog klart att övergången till helt digital fakturering är nära. Frågan är bara om det kommer gå lika snabbt som när faxen försvann?
Söker du mer intressant information? I vår kunskapsbank har vi samlat analyser, case och guider med mera, för dig som företagare.