Har du upplevt att du inte fått betalat för en produkt eller tjänst som du levererat, eftersom kunden inte tycker sig ha gjort en beställning? Anledningen kan vara att personen som gjort beställningen inte haft befogenhet att genomföra den. Det är tyvärr inte helt ovanligt. Att inte få betalt kan vara förödande för mindre företag. Och att driva processen vidare tar mycket energi och resurser i anspråk.
När ett företag ska ingå ett bindande avtal om inköp av varor och/eller tjänster, måste avtalet ingås av personer som har rätt att företräda företaget. Regelverket kring fullmakter och behörigheter är omfattande och du behöver sannolikt inte känna till det på djupet i ditt jobb. Nedan följer dock några bra tips att tänka på innan du ingår avtal med nya kunder. Det kan bespara både dig och din verksamhet tråkiga efterföljder om du har koll på dem.
Det ingås mängder av avtal varje dag, många är muntliga mellan två parter som känner varandra väl. Har du någon gång beställt en produkt eller tjänst via telefonen och fått den levererad tillsammans med en faktura, utan att leverantören ens frågat om du får representera ditt företag? I de flesta fall kan vi lita på de vi ingår avtal med, att de tar ansvar för sina handlingar och står vid sitt ord, men det är tyvärr inte alltid fallet.
Om en person ingår ett avtal utan att ha rätt behörighet, kan det innebära att företaget inte är bundet till avtalet. I vissa fall kan personen, och inte företaget, till och med bli personligt betalningsansvarig, men det finns ingenting som säger att personen i sådana fall kan betala. Läs mer om att lära känna sin kund.
Företag kan alltid ingå avtal genom att företrädas av firmatecknare, det kan vara en eller flera personer som tillsammans är firmatecknare. Styrelsen i dess helhet har alltid firmateckningsrätt. Samtliga företag måste vara registrerade hos Bolagsverket. Där kan du kontrollera företaget och vem som är firmatecknare. Information om firmatecknare finns även i de flesta kreditupplysningar och hos vissa andra nätbaserade tjänster, till exempel allabolag.se. Verkställande direktör har alltid rätt att teckna firman vad gäller «löpande förvaltningsåtgärder». Det innebär att vd får ingå avtal som behövs för den dagliga driften av företaget, men inte avtal av som värdemässigt eller innehållsmässigt avviker från det som är vanligt hos det företaget.
Ibland kan det vara svårt att veta exakt vad som ligger inom vd:s firmateckningsrätt – i sådana fall bör du fråga företaget alternativt begära att det undertecknas av firmatecknare, för att vara säker på att avtalet blir giltigt.
Även om de inte är firmatecknare kan anställda på företaget ha fullmakt att ingå avtal för företagets räkning. En fullmakt kan vara skriftlig och undertecknad av firmatecknare men fullmakt kan även lämnas på andra sätt, till exempel via telefon eller e-post. Fullmakt kan också föreligga på grund av en persons ställning i företaget. Ett exempel på det detta är att en anställd i en butik får sälja varor som finns i en butik men får vanligtvis inte ingå några andra avtal för butikens räkning. Vid osäkerhet om den anställde har rätt att ingå ett avtal bör du efterfråga en skriftlig, undertecknad fullmakt.
Om du ser till att du träffar överenskommelser med personer som enligt Bolagsverket har rätt att signera avtal, kan du känna dig säker på att avtalet gäller. Om du däremot träffar avtal med en anställd som inte är firmatecknare eller har rätt att signera avtal, löper du en mycket större risk att företaget senare kan hävda att det inte är bundet av avtalet.
Om företaget du sålt något till vägrar betala en faktura med hänvisning till att personen som beställt inte hade rätt till att göra det, kan saken behöva avgöras i domstol. Det är upp till den person eller företag som kräver betalning för sin leverans att bevisa att ingånget avtal verkligen gäller. I praktiken är det ofta svårt att bevisa på grund av bristfällig information: Vem har faktiskt fullmakt att ingå avtal hos det andra företaget? Ladda ner vår ordlista med juridiska ord.