Vi får nu många frågor kring hur man som företag kan agera om en kund inte betalar för en vara eller tjänst som de köpt. Att inte få betalt är kanske inte det första man tänker på, därför saknas i många fall rutiner och vetskap kring vad man bör och kan göra. I coronakrisens spår är det tyvärr många företag som får betalningsproblem, inte minst för att de måste invänta betalning från sina egna kunder för att kunna betala sina leverantörer. För att undvika att hamna i denna situation finns det några åtgärder som ni som företag kan vidta.
Vårt första tips är att alltid kontakta en kund som är sen med en betalning. Ju förr ni upptäcker att en betalning riskerar att bli försenad eller kanske helt utebli, desto större är chansen att ni får betalt i slutänden. Börja med att kontakta kunden för att höra vad som kan ha hänt. Kanske har kunden helt enkelt missat eller glömt bort att betala?
Men även där kunden inte kan betala för tillfället är det viktigt att ni startar en dialog kring när betalning faktiskt kan ske. Om kunden inte kan betala hela summan nu så kanske ni kan komma överens om att dela upp beloppet. Att starta en diskussion med kunden är bra både för er möjlighet att få betalt och för er fortsatta relation.
Det är ett välkänt faktum att det är mycket svårare, och dyrare, att få in en ny kund än att behålla de man redan har. Så för att värna om kundrelationen är det viktigt att agera korrekt och genomtänkt i kontakten med en kund som inte betalar.
Om en kund inte betalar trots att ni kontaktat dem är det klokt att skicka en påminnelse. Många leverantörer väntar några dagar efter att fakturan förfallit till betalning, innan de skickar en påminnelse. Allt för att kunden ska få möjlighet att betala. Många skickar också först en påminnelse via mejl eller sms. Vid påminnelsen har ni som fordringsägare (det vill säga ni som ska få betalt) rätt att lägga på en avgift om 60 kronor, under förutsättning att detta har avtalats med kunden.
Om betalning inte inkommer inom de dagar som anges på påminnelsen (vanligt är cirka åtta dagar) är nästa åtgärd att sända ut ett inkassokrav. På kravet finns information om skulden samt att fakturan kan komma att lämnas vidare till Kronofogden om betalning inte kommer in inom åtta dagar. Man brukar dock vänta minst 12 dagar för att ta hänsyn till bankdagar, postgång med mera. På inkassokravet har man rätt att lägga till ytterligare 180 kronor i avgift.
I Sverige är inkassoprocessen hårt reglerad både gällande vilka åtgärder som får vidtas, i vilken ordning detta ska ske, samt vilka avgifter som kan tas ut vid de olika åtgärderna. Man kan själv hantera inkassoprocessen för sitt företags räkning, eller anlita ett inkassoombud, till exempel ett inkassobolag. Inkassobolagen rättar sig efter Inkassolagen (IkL) och det som där kallas God inkassosed. Datainspektionen är inkassobolagens tillsynsmyndighet.
Det kan kännas jobbigt att kontakta kunder som inte betalar. Med hänsyn till kundrelationen kan det därför vara klokt att anlita en samarbetspartner som dels är experter på inkassoförfarandet och dels utbildade och vana vid att prata med företag och personer med skulder. Möjligheten att få betalt kan dessutom öka när det kommer in en tredje part. Dialogen bör alltid ske på ett respektfullt och anpassat sätt, för att både ert företag och era kunder ska känna sig nöjda med utfallet.
Läs mer om hur Lowells kundservice arbetar.
Om en faktura inte betalas efter att inkassokrav skickats ut kan rättsliga åtgärder vidtas, oftast hos Kronofogden. I andra fall stannar ärendet istället hos inkassoombudet för långtidsbevakning. Vilket alternativ av de ovanstående man väljer beror mycket på sannolikheten för att kunden ska betala. För att göra denna bedömning gör man en kreditkontroll, så kallad Scoring. Det går ut på att inkassoombudet gör en beräkning bland annat utifrån offentliga register men till största del ur historik och jämförelser i det egna kundregistret. Informationen ligger sedan till grund för en sannolikhetsbedömning om betalning kommer ske den närmaste tiden. Det finns också möjlighet att helt avstå från en sådan bedömning och att fordringsägaren själv beslutar vilka fakturor som ska lämnas vidare till Kronofogden.